Đối với mỗi công ty dòng tiền trong doanh nghiệp là máu chảy trong cơ thể và việc quản trị dòng tiền có thể quyết định sự sống còn của tất cả doanh nghiệp.
Theo nghiên cứu của tổ chức cố vấn tài chính Ormsby Street ở Anh, 40% công ty thất bại trong vòng năm năm đầu tiên.
Đấy là một lời cảnh tỉnh nghiêm túc cho bất kỳ chủ công ty nào, và một trong những lý do khổng lồ nhất của các thất bại này là việc mất kiểm soát với dòng tiền trong bán hàng.
Vậy dòng tiền là gì, quản trị dòng tiền đóng nhiệm vụ thế nào với sự hiện hữu của một đơn vị và làm thế nào để quản lý dòng tiền một cách hiệu quả ?
Dòng tiền là gì?
Dòng tiền (Cash Flow) được hiểu là sự chuyển động tiền vào, ra của đồng tiền (tức là nhận và chi) trong một cửa hàng hàng, doanh nghiệp, dự án hoặc sản phẩm tài chính nào đấy.
Ví dụ: Khi khách mua một chiếc áo tại cửa hàng và trả tiền thì số tiền đấy là dòng tiền vào. Khi bạn điền hàng, thanh toán tiền điện nước… thì đấy là dòng tiền ra.
Mục tiêu của các doanh nghiệp/ tiệm hàng hóa nhỏ là tạo ra được một dòng tiền dương (Positive Cash Flow), tức là làm sao để nhận tiền vào nhiều hơn chi tiền ra.
Việc này nghe thì có vẻ dễ dàng và dễ dàng nhưng rất nhiều doanh nghiệp gặp vấn đề với dòng tiền của mình.
Nếu như doanh thu không ổn định, việc thanh toán các khoản chi hàng ngày như tiền lương, điện, nước… cũng gặp nhiều khó khăn.
Nhiều doanh nghiệp lại tạo ra dòng tiền âm (Negative Cash Flow), tức là chi nhiều hơn nhận. Nguyên rất có thể vì vào mùa đó hàng khó bán được hoăc họ đang đầu tư thêm cho doanh nghiệp…
Làm sao để quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp hiệu quả
1. Ước tính doanh số một cách đạt kết quả tốt
Chìa khóa thành công không những có liên quan sự lạc quan và kiên trì. Hơn nữa, công ty cần tính toán và dự báo chuẩn xác doanh số và tỷ suất lợi nhuận để hiện hữu.
Khác với việc đo đạc một sân bóng chỉ cần đúng kích thước, hãy dùng các phương pháp dự đoán định lượng để phân tích dữ liệu ngành, xu thế người mua và dữ liệu doanh thu trong quá khứ.
Thực hiện nghiên cứu thị trường và yếu tố như chiến dịch tiếp thị hoặc sản phẩm mới ra mắt.
Có được một ước tính thực tế sẽ cho phép bạn tối ưu hóa và lên kế hoạch hoạt động kinh doanh của bạn có kết quả tốt hơn.
2. Bám sát ngân sách của bạn
Dòng tiền trong doanh nghiệp của bạn sẽ nhanh chóng vượt khỏi tầm kiểm soát nếu như không có một bảng tính toán ngân sách.
Một ngân sách kinh doanh cụ thể là chìa khóa cho phép chủ doanh nghiệp không chỉ lên kế hoạch chi tiêu mà còn giữ tất cả chi phí trong tầm làm chủ để kịp thời điều chỉnh theo yêu cầu bán hàng.
Một việc thiết thực nên làm là theo dõi các con số tài chính, có sổ sách kế toán thích hợp và có chiến lược ngân sách toàn diện.
Tận dụng công nghệ và phần mềm kế toán chuyên nghiệp – hầu hết các phần mềm sẽ cho phép bạn giải phóng dòng tiền trong tương lai dựa trên dữ liệu tài chính trong quá khứ để xây dựng kế hoạch ngân sách.
3. Chủ động thu thập các khoản phải thu / hóa đơn quá hạn
Hóa đơn quá hạn có khả năng làm tắt nghẽn hoạt động thường nhật và tạo ra vấn đề về dòng tiền. Công ty của bạn phải có chính sách rõ ràng về khung thời gian ghi trên hợp đồng để khách hàng thực hiện thanh toán.
Để đảm bảo an toàn cho dòng tiền cho công ty của bạn, bạn sẽ thêm điều khoản chiết khấu cho khách hàng nếu như họ thanh toán sớm nhằm tạo động lực hơn cho họ.
Trái lại, với việc thanh toán trễ cũng cần ghi rõ hình phạt hoặc thông báo tạm ngừng dịch vụ.
Việc bạn chủ động nhắn tin nhắc nhở khách hàng trước kỳ hạn thanh toán cũng hữu ích cho việc thanh toán của họ.
Hơn nữa, thanh toán sớm cho nhà quản lý phân phối để hưởng chiết khấu (nếu có) cũng là một cách làm tốt với điều kiện bạn vẫn đảm bảo được dòng tiền để bán hàng.
4. Chọn đúng khách hàng và đối tác
Một điều khá phổ biến hiện nay là nhiều công ty đang mắc kẹt với những món nợ xấu khó đòi do khách hàng gây ra.
Nguyên nhân là họ đã làm ăn với những công ty không đủ năng lực thanh toán, điều mà lẽ ra họ nên cân nhắc kĩ trước khi tham gia hợp đồng.
Khách hàng là tài sản lớn nhất tuy nhiên cũng phải chú ý rằng nhiều khả năng họ sẽ biến thành tiêu sản của bạn.
Đây chính là một việc làm khó tuy nhiên hãy lựa chọn khách hàng đủ năng lực bán hàng và có khả năng chi trả đúng hạn.
Đừng vội kí hợp đồng với bất kì khách hàng nào đến với bạn. Vì nguyên nhân gì mà bạn phải làm ăn với những người mà bạn không chắc là họ sẽ thanh toán đúng hạn hoặc sẽ không thể nào thanh toán?
Tạm kết
Duy trì một dòng tiền trong doanh nghiệp ‘khỏe mạnh’ đảm bảo cho sự sống còn và thịnh vượng của bất kì một tổ chức nào.
Chúng ta thường đối mặt với sự thiếu hụt các nguồn thu và sự quá mức của nguồn chi, hay việc các nguồn thu vào không kịp thuyết phục nguồn chi đã dẫn đến việc đóng của của không ít công ty.
Vì vậy hãy đặt việc quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp lên hàng đầu nhé.
Xem thêm: Phần Mềm CRM – Phần Mềm Quản Lý Khách Hàng
Minh Thảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: andrews, winerp, theleader,…)
