khái niệm tổ chức sự kiện là một trong những từ khóa được search nhiều nhất trên google về chủ đề khái niệm tổ chức sự kiện. Trong bài viết này, phanmemquanlykhachsan.vn sẽ viết bài Hướng dẫn khái niệm tổ chức sự kiện mới nhất 2020.
Hướng dẫn khái niệm tổ chức sự kiện mới nhất 2020
Trước khi đi vào nghiên cứu “Tổ chức event là gì?”, “Tổ chức sự kiện cần làm những công việc gì?” Hay “Người sử dụng đơn vị sự kiện phải có những gì? “ Thì chúng ta phải hiểu được “SỰ KIỆN” là gì trước đã nha.
1. định nghĩa về sự kiện?
Theo từ điển tiếng Việt thì “sự kiện” là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống không gian và được các phương tiện truyền thông quan tâm đưa tin giống như SEGAMES, liên hoan tiếng hát truyền hình, thi hoa hậu hoàn vũ Viet Nam,… mới được xem là event.
Có người lại hiểu event k chỉ bao gồm những hoạt động quy mô lớn giống như trên mà nó còn bao hàm cả những hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng hẹp trong đời sống xã hội như ảo chay, cưới hỏi, sinh nhật,…
Một số không giống lại hiểu sự kiện chủ yếu là những hoạt động liên quan đến hoạt động marketing và thương mại của các công ty như đơn vị hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm,…
tổng kết sự kiện (Event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tụ hội ý tưởng và gốc lực để truyền đạt một thông điệp dựng lại nào đó, tạo sự quan tâm và thu hút sự chú ý của các đối tượng tham gia.
Trong marketing, event được định nghĩa là những hoạt động marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của món hàng, thương hiệu trên thị trường.
Xem thêm: Tổng hợp các khách sạn 7 sao trên thế giới mới nhất 2020
2. tổ chức sự kiện là gì?
tổ chức event thực chất là việc đơn vị thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, bắt đầu từ nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó chấm dứt.
tổ chức event là tổ chức các hoạt động trong các ngành nghề không gian, thương mại, mua bán, tiêu khiển, thể thao,… thông qua các thể loại giống như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục tiêu truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
Ở những nước tăng trưởng đơn vị event được nhìn thấy như một ngành, một nghề đặc thù. cho nên, họ đã có cả một hệ thống bàn luận về ngành nghiệp tương đối đầy quá đủ và chặt chẽ. Theo đó, đơn vị sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:
– Bussiness event: là các event liên quan đến ngành kinh doanh
– Corporate events: Là các event liên quan đến công ty như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
– Fundraising events: Là các event nhằm mục tiêu gây quỹ
– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
– Entertainment events: Các sự kiện mang thuộc tính giải trí
– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…
– Government events: Là các event của các cơ quan nhà nước giống như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…
– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề
– Workshops: bán hàng
– Conferences: Là các buổi Hội thảo
– Conventions: Là các buổi Hội nghị
– social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, không gian
– Sporting events: Các event trong ngành thể thao
– mkt events: Các event liên quan tới mkt
– Promotional events: Các event kết hợp giảm giá và thúc đẩy thương mại
– thương hiệu and product launches: Các event liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
3. Vai trò của event và tổ chức sự kiện:
Việc đơn vị event thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và phân khúc công chúng mục đích.
tổ chức sự kiện đóng vai trò giống như một tool cần thiết trong các hoạt động marketing, truyền bá chỉ xếp sau tìm hiểu phân khúc và quảng cáo. Các công ty tổ chức sự kiện nhằm đánh bóng cho món hàng, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng trưởng doanh số bán của doanh nghiệp.
Một “SỰ KIỆN” sự phát triển sẽ nó xây dựng được những ảnh hưởng truyền thông kết quả đến với những người đang tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại đủ nội lực sử dụng suy khuyến mãi trị cũng giống như pic brand so với công chúng.
4. mục đích của đơn vị sự kiện:
mục đích của sự kiện chính là những hiệu quả mà nhà đầu tư và nhà đơn vị sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện event đó. Thông thường một event thường hướng đến 3 mục tiêu chính sau:
– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch mạng thiết lập và phát triển hình ảnh món hàng, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.
– Giúp refresh hoặc sử dụng thay đổi nhận thức của công chúng so với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.
– tăng trưởng tối đa những hiệu ứng mạng nhằm chạm đến cảm xúc của KH mục đích.
không những thế, đơn vị event còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ sale, triển khai các chính sách nơi cung cấp và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.
5. Quy trình tổ chức sự kiện:
Công việc đơn vị một event như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình vậy. Nó chỉ đủ sức thành đạt khi bạn đủ nội lực ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng nghìn những mẩu nhỏ chi tiết.
Có rất nhiều các loại event không giống nhau, với mỗi loại sự kiện lại có những mục tiêu và vai trò không giống nhau trong kế hoạch chung của công ty. Thế nhưng, dù là loại ảnh sự kiện nào muốn sự phát triển đều phải tuân theo một quy trình và phương thức tổ chức nhất định.
Một quy trình đơn vị event “phù hợp” bao gồm những nội dung sau:
– công đoạn trước khi diễn ra sự kiện:
+ Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện
+ tìm hiểu các nguyên nhân ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện giống như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…
+ hình thành đề tài và lập kế hoạch tổng thể cho event
+ sẵn sàng đơn vị sự kiện gồm có thời gian, địa điểm đơn vị event, nhân công, thiết bị, ngân sách,….
+ thúc đẩy và quảng bá sự kiện
– Giai đoạn thực hiện sự kiện:
+ tổ chức đón tiếp và khai mạc event
+ tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
+ tổ chức giúp cho ăn uống trong event
+ đơn vị giúp cho lưu trú và vận chuyển trong event
+ tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong event
+ xác định tập phân khúc công chúng mục đích mà sự kiện hướng tới
– kết thúc sự kiện và khắc phục các công việc sau sự kiện bao gồm:
+ xúc tiến và quảng bá event
+ quan hệ với các nhà sản xuất dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
+ chăm sóc khách hàng
tuy nhiên trong quá trình thực hiện event bạn cần có phương án đề phòng và khắc phục các sự cố trong tổ chức sự kiện cũng giống như đảm bảo vệ sinh, an toàn và an ninh trong suốt công cuộc diễn ra event, …
quan tâm: Các công việc giống như trên chỉ phân chia mang tính tương đối, hơn nữa trong mỗi công việc còn bao gồm nhiều phần việc nhỏ và chi tiết khác nữa.
QUY TRÌNH TẠI MỘT doanh nghiệp ads
CÁC nguyên nhân tham dự VÀO MỘT event
Là các một mình, đơn vị và công ty trực tiếp hoặc gián tiếp tham dự vào một hoặc nhiều công việc, hoạt động, diễn biến của sự kiện. Người tham dự sự kiện bao gồm các group chính:
+ Nhà đầu tư sự kiện, các nhà tài trợ sự kiện.
+ Nhà tổ chức sự kiện.
+ Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ đơn vị event giống như phân phối dịch vụ, cung cấp món hàng cho event do nhà đơn vị sự kiện thuê,…
+ Khách mời tham gia sự kiện.
+ Khách vãng lai tham gia sự kiện
+ Chính quyền và cư dân nơi event diễn ra.
6. Chân dung của một chuyên viên đơn vị sự kiện chuyên nghiệp:
Các chuyên gia thường ví von người làm tổ chức sự kiện giống như một nghệ nhân ghép ảnh. Sự sáng tạo, tính cẩn trọng, tỉ mỉ, hòa nhã, … là những phác họa cơ bản nhất về một chuyên viên đơn vị sự kiện yêu cầu cần có.
YÊU CẦU LAO ĐỘNG TRONG ngành đơn vị sự kiện
– cấp độ sáng tạo luôn là ưu tiên hàng đầu mà một người sử dụng tổ chức sự kiện cần phải có. Bởi, bất cứ một event nào đơn vị ấn tượng, sang tạo đều có sức hút đặc biệt so với công chúng.
– Người sử dụng đơn vị event luôn đòi hỏi cần có tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về ngành nghề và công việc mà máy móc khó đủ sức thay thế con người.
– Tính đơn vị cao đòi hỏi người làm đơn vị sự kiện cần phải có cấp độ sử dụng việc nhóm, hòa hợp công việc giữa các bộ phạn nhịp nhàng, đồng bộ nhằm đảm bảo các mục tiêu của event.
– Người sử dụng event luôn phải chịu một áp lực tâm lý tương đối to, bởi họ vừa phải chịu sự chi phối của plan tiến độ, lại vừa đòi hỏi sự năng động sáng tạo.
– Do đặc tính nghề nghiệp dịch vụ nên phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng khác nhau mà đòi hỏi luôn cần phải có thái độ vui vẻ và chuẩn mực trong công việc.
Xem thêm: Giới thiệu khách sạn lớn nhất thế giới mới nhất 2020
CHÂN DUNG MỘT CHUYÊN VIÊN tổ chức sự kiện CHUYÊN NGHIỆP
Người chuyên viên đơn vị sự kiện thông minh cần phải tụ hội đầy đủ 4 yếu tố: văn hóa, skill, khả năng và thái độ.
Về văn hóa
+ Có sự hiểu biết về món hàng, dịch vụ, thương hiệu/nhãn hiệu
+ Có hiểu biết về KH mục tiêu của event
+ Có văn hóa xã hội
Về skill
+ skill lập kế hoạch đơn vị sự kiện
+ skill triển khai, giám sát và nghiên cứu hiệu quả event.
Về mức độ
+ cấp độ sáng tạo
+ cấp độ Quan sát chi tiết cao
+ Có cấp độ đi xa
+ khả năng giải quyết tính huống
Về thái độ
+ Lăn xả, nhiệt tình, k ngại chông gai
+ Chịu làm việc với sức ép cao từ nhiều phía (công ty, KH, đối tác)
+ Cầu tiến, biết lắng nghe
+ Học hướng dẫn trò chuyện với toàn bộ người xung quanh, thiết lập mối quan hệ tốt với mọi người
tổng kết một chuyên viên tổ chức event chuyên nghiệp cần phải tụ hội được tất cả các nguyên nhân sáng tạo, cấp độ sử dụng việc với cường độ, áp lực cao, cấp độ làm việc group, mức độ vạch plan, khai triển kế hoạch, thái độ nhiệt tình, cầu tiến, hòa đồng,….
7. Những note để đơn vị một event thành công:
Để có được hiệu quả tối ưu mà sự kiện mang lại thì cần có những điều kiện nhất định như phải được lên kế hoạch chu đáo, xác định mục tiêu chiến lược rạch ròi và đủ nội lực đo lường được. Và để thành công, trước tiên bạn phải hiểu được các nguyên lý cơ bản để đem lại thành công cho một sự kiện là gì.
– Tìm và ấn định địa điểm tổ chức trước khi công bố event
Việc đầu tiên ngay sau khi ấn định được ngày đơn vị event, bạn cần phải đi tìm được ngay một địa điểm hài lòng để tổ chức. Tốt nhất bạn nên hoàn thiện hợp đồng và các thủ tục liên quan đến địa điểm càng sớm càng tốt, tránh trường hợp bị tranh mất chỗ “đột ngột”.
– gửi thư mời có thông điệp kết quả
Thư mời chính là điều trước tiên mọi người nhìn thấy ở event của bạn. vì vậy, thư mời cần phải thông báo được tới người tham dự những chi tiết như: Cái gì, ở nơi nào, khi nào, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của bạn.
Nếu đủ sức, bạn cũng nên send một thư mời cho phép người tham dự có thể ví dụ về content chương trình trong sự kiện của bạn.
– tăng trưởng plan và luôn hành động theo nó
Một plan chi tiết đến những phần việc nhỏ nhất, phân công chi tiết công việc cho từng người và có deadline cụ thể, là nguyên nhân cần để đạt được những mục đích vừa mới đề ra.
Bạn cần phải đảm bảo rằng mọi quy trình đơn vị sự kiện của mình luôn bám sát theo plan. ngoài ra, bạn cũng cần duy trì song song một kế hoạch trù bị cho mọi trường hợp xấu nhất xảy ra khi diễn ra sự kiện, như thời tiết cải thiện, diễn giả đến muộn,… để đảm bảo event của bạn được sẵn sàng tốt nhất.
– Hãy sử dụng việc bằng cái đầu thay vì chỉ biết cố gắng
đơn vị lưu trữ và theo dõi thông tin của người tham gia sự kiện một cách chi tiết, đa số, khoa học vào một file Excel để đủ sức sử dụng khi đơn vị event và sau khi sự kiện kết thúc.
Các thông tin về người tham dự sự kện thực sự quan trọng khi tạo bảng tên, thẻ địa điểm khi chuẩn bị event hay thư cảm ơn để send cho họ sau khi event kết thúc.
bên cạnh đó, việc thống trị thông tin khách mời bằng fele Excel còn đủ sức giúp bạn tránh được lỗi trùng, trồng chéo thông tin,… giữa các event.
– để ý đến cả những chi tiết nhỏ nhất
Những chi tiết nhỏ đôi khi lại ảnh hưởng đến hiệu quả lớn. Nếu vô tình k chú ý mà lên kế hoạch đơn vị event trùng với một ngày lễ tôn giáo thì hãy quan tâm kỹ tới giới hạn trong menu nhé.
– Lập kế hoạch B cho mọi tình huống
sự kiện đủ sức đổ bể nếu bạn k có một kế hoạch dự phòng khi tình huống xảy ra không đúng theo plan. vì vậy bạn luôn cần có một kế hoạch dự trù cho mọi tình huống xảy ra, và hãy luôn giữ liên lạc với khách mời trong trường hợp mọi thứ đi theo chiều hướng xấu.
Nếu như trời sẵn sàng mưa thì bạn cân nhắc dùng lều bạt hoặc sẵn sàng thêm ô nếu khách mời cần phải đi bộ để di chuyển.
– Trang bị một số áp dụng “chữa cháy” khẩn cấp
Khách mời tham dự sự kiện của bạn thường có xu hướng tìm đến bạn ngay khi họ gặp bất cứ một chủ đề khẩn cấp nào.
cho nên những vật dụng tuy nhỏ giống như bông y tế, thuốc giảm đau hay băng dính hai mặt, dẫn, bộ kim chỉ nhỏ,… sẽ vô cùng hữu dụng trong trường hợp này. Những chi tiết nhỏ này đôi khi lại tạo nên được ấn tượng to với khách mời của bạn.
– Theo sát KH chính là chìa kiềm hãm sử dụng nên thành đạt
Luôn nhớ giữ liên lạc liên tục với khách hàng xuyên suốt quá trình đơn vị sự kiện. Hãy gọi điện cho họ 2-3 ngày trước khi event diễn ra để xác nhận sự tham gia của khách hàng.
Bạn hãy send thư cảm ơn tới những người tới tham dự chương trình sau khi sự kiện kết thúc. Nếu có thể, hãy send kèm trong thư một vài tấm hình của họ tại event sẽ giúp bạn có thêm điểm cộng trong mắt KH.
– Đừng quên dùng công nghệ trong event
Để đảo bảo cho sự kiện được diễn ra tốt xinh, thì ekip thực hiện cần phải có sự hòa hợp nhịp nhàng và đồng bộ. do đó, những sản phẩm công nghệ như bộ đàm, microphone, máy chiếu, loa, camera,.. Là những vật dụng k thể thiếu.
Hãy lên một danh mục thiết bị và có plan thuê một đội kỹ thuật chuyên nghiệp để xây dựng các thiết bị vào đúng vị trí, cũng giống như đảm bảo chúng luôn hoạt động trơn tru trong suốt event.
– Chi tiêu trong phạm vi chi phí
Sẽ vô cùng hào hứng nếu bạn đủ nội lực thương lượng giá hoặc định giá thêm với các tổ chức phân phối thực phẩm, công ty trang trí,… Bởi sẽ có những khoản chi tiêu dôi ra khỏi kế hoạch, do vậy những phần “mặc cả” này sẽ cứu ngân sách của bạn khỏi một bàn lạm chi trông thấy.
Nguồn: https://vietwindevent.vn
