Với mỗi kỹ năng bạn có được sẽ giúp bạn tự tin lên rất nhiều. Ai lớn lên đều sẽ gặp những khó khăn sóng gió mà ta phải vượt qua, việc trau dồi kỹ năng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn rất nhiều. Nhưng trau dồi như thế nào và cần bao lâu là một câu hỏi khó có thể trả lời. Nên để giúp bạn đạt được nhanh nhất thì hôm nay phanmemquanlykhachsan.vn sẽ tổng hợp những kỹ năng viết báo cáo nhé.
Ý nghĩa của hoạt động viết báo cáo
Báo cáo là một loại văn bản dùng để giải thích một sự việc hoặc các kết quả hoạt động của một đơn vị, tổ chức trong một thời gian nhất định, qua đấy cơ quan, tổ chức có thể nhận xét tình hình thực tế của việc quản lý, lãnh đạo định hướng những chủ trương mới thích hợp.
Báo cáo trong quản lý nhà nước là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả hoạt động công việc trong hoạt động của đơn vị nhà nước, giúp cho việc nhận xét tình hình quản lý, lãnh đạo và đề xuất những cách thức làm, chủ trương quản lý mới.
Xem thêm: Những ý tưởng kinh doanh mùa hè hốt bạc tỉ mà bạn nên biết
Đặc điểm cơ bản của báo cáo
Về chủ thể ban hành
Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có quyền và nhiệm vụ ban hành báo cáo nhằm phục vụ mục đích, yêu cầu công việc cụ thể. Khác với các văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo không mang tính xử sự chung, không chứa đựng các quy định mang tính bắt buộc thực hiện và bất kỳ một cách thức làm chế tài nào.
Báo cáo là loại văn bản dùng để miêu tả sự tăng trưởng, diễn biến của một công việc, một vấn đề do nhu cầu của hoạt động quản lý và lãnh đạo đặt ra. Việc viết báo cáo của các tổ chức nhà nước hay tư nhân để tổng kết, đánh giá kết quả công việc, hoặc báo cáo về một sự việc, vấn đề nào đó gửi cho cơ quan, tổ chức là việc làm thiết yếu cho quá trình tổ chức quản lý của nhà nước.
Về lý do viết báo cáo
Báo cáo có thể được viết định kỳ thế nhưng cũng sẽ được viết theo yêu cầu của nhiệm vụ quan trọng của đơn vị quản lý (vì lý do đột xuất, bất thường). Các cơ quan cấp trên tiếp nhận báo cáo và dùng nó như một phương tiện để kiểm tra, nắm bắt hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc để tổng kết công tác theo từng thời kỳ hay từng phạm vi cụ thể.
Về nội dung báo cáo
Trong các bản báo cáo thường mang những nội dung không giống nhau do phẩm chất của sự việc buộc phải báo cáo theo yêu cầu hoặc công việc mà đối tượng dự định báo cáo quyết định. Nội dung báo cáo vì vậy rất phong phú.
Nội dung báo cáo trình bày, giải thích về các thành quả hoạt động, những ưu điểm, những yếu điểm, nguyên nhân của nó và những bài học kinh nghiệm để phát huy hoặc để ngăn ngừa cho thời gian tới. Nội dung báo cáo cũng có thể là trình bày về một sự việc đột xuất xảy ra hoặc báo cáo về thành quả hoạt động của cơ quan, tổ chức về một ngành hoạt động trong một khoảng thời gian xác định (5 năm, 10 năm,..).
Những kỹ năng viết báo cáo chuyên nghiệp cho nhân viên văn phòng
Xác định đúng yêu cầu
Bạn phải cần hiểu rõ loại báo cáo mình đang viết là gì, các yêu cầu của cấp trên như thế nào. Từ đó, bạn nên tìm các ebook hoặc bổ sung kiến thức nhằm xây dựng định hướng, cấu trúc phù hợp về nội dung, hình thức cho bản báo cáo. Đây được xem là điều kiện tiên quyết để có được một bản giải thích công việc chính xác & ít sai sót nhất.
Trong trường hợp không nắm bắt được các ý cần triển khai, bạn sẽ không biết nên viết tại đâu, dẫn đến thông tin trong bài gặp vấn đề như lan man, khó hiểu. Vấn đề này khiến bài báo cáo không có giá trị sử dụng như mong muốn ban đầu.
Xây dựng sườn nội dung
Một khi đã định hướng được nội dung, bước tiếp theo để có một báo cáo hoàn chỉnh chẳng phải là bắt tay với viết mà là vẽ ra những ý chính bạn mong muốn giải thích. Đây là một kỹ năng viết báo cáo không thể thiếu khi soạn thảo bất kỳ loại văn bản nào. Có một dàn ý chi tiết có thể giúp bạn triển khai đúng định hướng cũng như hạn chế mất quá nhiều thời gian suy nghĩ nội dung trong lúc làm báo cáo.
Nhận xét kết quả công việc
Bạn đã có thể bắt tay vào viết báo cáo ngay một khi hoàn thành 2 bước trên. Trước tiên, hãy nêu ra các vai trò được giao, tổng kết lại những việc đã và chưa hoàn thành, trình bày thuận tiện – khó khăn trong quá trình thực hiện.
Viết nhận xét về công việc chính là kỹ năng viết báo cáo lúc bạn xem lại tất cả quá trình làm việc. Nội dung bài báo cáo cần phải đúng sự thật vì cấp trên là người rà soát, họ sẽ đơn giản nhận biết những thông tin bạn giải thích có đúng đắn hay không. Thế nên, bạn hãy trung thực, nhìn thẳng vào mặt tốt và chưa tốt của chính mình để cải thiện.
Phân tích nguyên nhân & hướng khắc phục
Báo cáo chính là phương tiện để cấp trên có nhận định đúng về thành quả công việc, quan sát những hạn chế trong quá trình làm việc của nhân viên. Thế nên, hãy đầu tư thật kỹ vào kỹ năng viết báo cáo phân tích nguyên nhân nhé! Nếu như bạn đã có nhận xét về công việc của mình thì kế tiếp hãy trình bày những nguyên nhân dẫn đến kết quả không như ước muốn.
Khi bạn phát hiện ra được ưu – nhược điểm của mình và cố gắng khắc phục, điều đó chứng tỏ bạn là người dám đối mặt với sai lầm, luôn có trách nhiệm với công việc được giao. Trong quá trình làm việc, chắc rằng ai cũng gặp phải khó khăn, vướng mắc. Thế nhưng, điều mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng quan tâm chính là bạn đã giải quyết những vấn đề đó ra sao. Nếu công việc được xử lý ổn thỏa, chu đáo thì cơ hội bạn ghi được điểm tốt trong mắt cấp trên là khá cao.
Đưa ra đề nghị của chính mình
Ý kiến bạn nêu ra trong bản báo cáo không cần quá siêu phàm và mang tính hàn lâm, hãy chỉ có liên quan các khó khăn như: công việc cần được support những gì để nâng cao chất lượng, thay đổi hoặc giảm thiểu thủ tục nào giúp quy trình thực hiện nhanh hơn… Việc đưa ra đề nghị không những đem lại lợi ích cho tập thể mà còn giúp cho bạn tăng trưởng khả năng xem xét và tập luyện tư duy bản thân.
Kỹ năng diễn đạt
Bạn sẽ đọc thêm những bản báo cáo đã phát hành có nội dung gần giống với một vài người định hướng bạn dự định triển khai. Hãy sử dụng kỹ năng viết báo cáo ngôn từ trong sáng, dễ hiểu, lối hành văn mạch lạc, rõ ràng, hạn chế những từ ngữ cầu kỳ, khoa trương để làm tăng tính đúng đắn & dễ hiểu cho báo cáo của bạn.
Kiểm tra các lỗi trình bày
Báo cáo là một loại văn bản đòi hỏi tính tỉ mỉ của người viết hoặc đánh máy rất cao. Bạn phải cần kiểm tra kỹ các lỗi văn bản, VD như cách đánh số thứ tự; sử dụng ngôn ngữ, văn phong chưa phù hợp; nội dung không đi vào trọng tâm; hình ảnh, bảng biểu, số liệu không chính xác… Cấp trên có thể sẽ nhìn vào cách giải thích của bạn & dễ dàng nhận xét bạn là người cẩn thận hay cẩu thả. Bởi vậy, hãy đảm bảo rằng khi báo cáo nằm phía trên tay sếp, thì đó phải là bản tốt đẹp nhất nhé!
Xem thêm: Tips bán hàng trên Tiktok dành cho người mới bắt đầu
Lời kết
Cảm ơn bạn đã xem qua bài viết về kỹ năng viết báo cáo ở trên đây. Với những thông tin mình chia sẻ thì hy vọng phần nào sẽ giúp đỡ cho bạn vượt qua những khó khăn và thắc mắc của bản thân nhé. Chúc các bạn luôn thành công trong cuộc sống.
Lộc Nguyên – Tổng hợp & chỉnh sửa
(Tham khảo: edu2review.com, dtbd.moha, …)
