Hiện nay, du lịch ở Việt Nam ngày càng phát triển, kéo theo sự mở rộng về quy mô cũng giống như chất lượng dịch vụ của khách sạn cũng ngày một tăng. Việc quản lý khách sạn sao cho hiệu quả & tiết kiệm chi phí đang trở thành vấn đề được rất nhiều nhà quản lý quan tâm. Vì thế bài đăng này sẽ chia sẻ tới các bạn nội dung phần mềm quản lý khách sạn là gì? Lợi ích của phần mềm PMS trong quản lý khách sạn. Cùng tham khảo nhé!
Phần mềm quản lý khách sạn là gì?
Phần mềm quản lý khách sạn PMS là viết tắt của các từ Property Management System trong tiếng Anh. Thông qua hệ thống để quản lý của PMS mà các bộ phận trong khách sạn có thể tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của khách sạn theo từng nhu cầu quản lý để khách sạn dễ dàng hoạt động.
Xem thêm: Tổng hợp các phần mềm quản lý khách sạn mini miễn phí 2020
Phân loại phần mềm quản lý khách sạn
Có nhiều cách để phân loại ứng dụng quản lý khách sạn. Nhưng, nếu dựa vào yếu tố công nghệ thì có thể chia ra làm 2 loại:
- Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: lưu giữ dữ liệu cục bộ tại khách sạn. Vì vậy, đòi hỏi khách sạn phải đầu tư máy chủ & duy trì đội ngũ IT để vận hành & duy trì hệ thống.
- Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây (cloud): lưu giữ dữ liệu tại máy chủ của nhà phân phối. Vì lẽ đó, khách sạn không cần phải đầu tư máy chủ & thuê đội ngũ IT để vận hành và duy trì hệ thống. Ngoài ra, nhờ phần mềm công nghệ điện toán đám mây nên nhà lãnh đạo có thể truy cập ứng dụng ở bất cứ đâu, bằng bất cứ dòng thiết bị nào miễn là có kết nối internet.
Lợi ích của phần mềm PMS trong quản lý khách sạn
Quản lý từ xa, đơn giản, hiệu quả
Các nhà quản lý với công việc bận rộn thì việc quản lý khắn khít, sát sao từng khách sạn là điều họ mong muốn. PMS giúp các nhà quản lý quản lý khách sạn của mình khắn khít hơn. Phần mềm này còn cho phép họ có thể quản lý khách sạn từ xa.
Dù vắng mặt trực tiếp ở khách sạn mặc dù vậy bạn vẫn có thể nắm bắt được mọi hoạt động xảy ra hàng ngày tại khách sạn.
Độ chính xác cao
Với phần mềm quản lý khách sạn PMS sẽ giúp các nhà quản lý quản lý tính toán một cách rõ ràng và chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách ra vào khách sạn mà không lo nhân viên làm thâm hụt doanh thu, lợi nhuận của khách sạn.
Dữ liệu được lưu giữ trực tiếp trên hệ thống
Tất cả thông tin về khách sạn, các bộ phận nhân viên hay khách du lịch đều được lưu trữ tất cả trên hệ thống phần mềm. Bạn không cần lục lọi tìm kiếm trong đống giấy tờ để tìm thông tin khách hàng, hay phải đi từng phòng xem bộ phận buồng có làm việc đúng hay không. Mọi thông tin mà bạn phải cần đã được ứng dụng quản lý khách sạn lưu trữ, bạn sẽ nhập xuất dữ liệu bất cứ lúc nào, mọi lúc mọi nơi.
Tiết kiệm thời gian, nhân công
Thay vì tính toán theo cách truyền thống như ghi chép liên kết với thực hiện trên phần mềm Excel. Có thể thấy rằng phần mềm ứng dụng quản lý sẽ tiết kiệm được thời gian, nhân lực & nguồn số tiền bỏ ra cao.
Với ứng dụng quản lý khách sạn, bạn không phải vất vả nhập & tính toán từng số liệu này nữa. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu lần đầu và hệ thống sẽ tự động lưu lại bảng tính giá phòng, giá dịch vụ theo nhu cầu dùng & lựa chọn của khách hàng.
Vì thế, lợi ích đầu tiên chúng ta thấy là việc tiết kiệm thời gian và công sức của con người. Tại thời điểm này các khách sạn vừa & nhỏ còn được sử dụng ứng dụng để quản lý chuẩn xác các hoạt động của khách sạn, tiết kiệm cả nguồn lực & tiền bạc.
Bố cục và giao diện dễ sử dụng
Vào thời điểm hiện tại, các phần mềm quản lý khách sạn đều được thiết kế với giao diện thân thiện với người sử dụng, bạn có thể thực hành các bước nhanh chóng trên điện thoại, máy tính bảng, laptop… Không cần quá am hiểu về công nghệ thông tin, bạn hoàn toàn có thể dùng ứng dụng một cách dễ dàng chỉ với 30 phút.
Dữ liệu được lưu giữ trực tiếp trên hệ thống
Mọi tất cả thông tin khách sạn, nhân viên hay du khách đều được lưu trữ hoàn toàn trong phần mềm. Các nhà quản lý không phải bới đống giấy tờ để tìm kiếm thông tin.
Họ không phải đến từng bộ phận để xem nhân viên có làm việc hay không. Theo đúng quy trình, mọi thông tin đã được ứng dụng cập nhật và người quản trị có thể nhập, xuất dữ liệu bất cứ lúc nào và xem mọi lúc mọi nơi nếu cần thiết.
Giảm thất thoát
Chống gian lận, hạn chế thất thoát là một bài toán đau đầu đối với tương đối nhiều nhà quản lý, nhất là với những người không thường xuyên có mặt tại khách sạn. phần mềm quản lý khách sạn ManMo 3H giúp nhân sự cấp cao chống thất thoát bằng việc tích hợp với hệ thống khóa từ, khi khách sạn dùng khóa từ, khách hàng chỉ có thể vào được phòng nếu có mã (key) được xây dựng bởi ứng dụng. Vì lẽ đó, để tạo key cho khách, nhân viên bắt buộc phải nhập thông tin vào ứng dụng khi check-in. Với phương án này, nhân viên sẽ rất khó gian lận trong quá trình làm việc.
Có thể nói, phần mềm quản lý khách sạn là trợ thủ đắc lực của nhà lãnh đạo trong thời đại công nghệ số, giúp việc quản lý trở nên dễ dàng, dễ dàng và mang về hiệu quả tốt nhất. Một phần mềm quản lý khách sạn chất lượng là chìa khóa giúp cho bạn kinh doanh thành công!
Xem thêm: Top những phần mềm SEO web miễn phí uy tín nhất trên thị trường
Qua bài viết trên, mình đã chia sẻ tới các bạn Phần mềm quản lý khách sạn là gì? Lợi ích của phần mềm PMS trong quản lý khách sạn. Hy vọng bài viết sẽ mang tới các bạn nhiều thông tin hữu ích. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!
Vũ Thơm – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo nguồn: (hotelcareers.vn, bluejaypms.com,…)
